Gastcollege taxonomie in Sharepoint 2010
Vanuit het adviesbureau Invenier gaf @joycevanaalten op 29 oktober 2012 een gastcollege bij IDMdenhaag over de mogelijkheid tot het aanmaken van een taxonomische omgeving in Microsoft Sharepoint 2010.
// thesauri in sp2010
// mappen en folders
// zoekmachine in sp2010
MANAGED METADATA STORE (termenarchief)
Te vinden via Site-instellingen >> hulpprogramma voor het beheer van het termenarchief
Sharepoint biedt de mogelijkheid tot het aanmaken van taxonomische functionaliteit in de MANAGED METADATASTORE. Deze bevat de volgende twee vormen:
:: Managed metadata (taxonomy)
– hiërarchie
– synoniemen
– aanwijzingen voor gebruik
:: Enterprice keywords (tagging and folksonomy)
Aan de achterkant kun je hiërarchisch termen aanmaken en voorzien van allerlei zaken die we als informatiespecialisten herkennen uit de thesauri theorie.
Door ‘beleid voor indiening’ aan te zetten laat je gebruikers zelf ook termen toe te voegen.
De kolom ondernemingstrefwoorden is gewoon vrije termen (tags). Gelukkig worden in dit veld wel suggesties aan gebruikers getoond (uit taxonomie en vrije lijst).
Achter de schermen zie je een blauwe stippellijn die het verschil laat zien tussen gecontroleerde en ongecontroleerde lijsten.
De voorkant van Sharepoint laat de klassieke omgeving zien, wat vaak in organisaties een ‘veredelde netwerkschijf’ is. Een samenwerkingsplatform met documenten – al of niet in een mappenstructuur – voorzien van (standaard) beperkte metadata.
Het voorzien van extra metadata, zoals vanuit een taxonomie, kan een relevante toevoeging vormen, waar bedrijven vrolijk van worden. Metadata-velden aanmaken doe je door in een documentenbibliotheek (instellingen documentenbibliotheek) een extra kolom toe te voegen. Als je de taxonomie wil toevoegen kies je als veldtype ‘beheerde metagegevens’. Die koppel je aan de termenset die je net hebt aangemaakt.
Bij het document wat je van de taxonomische term wil voorzien kies je eigenschappen en vul je mbv de taxonomie de term toevoegen (autoaanvullen).
WAT LEVERT DIT ALLEMAAL OP?
- filteren op gestructureerde woordenlijst
- facet zoeken (verfijningsdeelvenster) uitbreiden met taxonomische boom
Welke nadelen zijn er:
- generisch zoeken wordt bij facetnavigatie niet aangeboden
- in de resultatenset van de facetzoekmachine worden standaard 50 hits getoond, waarbij geld dat de lijst links in beeld, per pagina van 50 hits veranderd (bv type laat geen excel zien als in de eerste 50 hits toevallig geen excel zit.
Bij blijft vooral het eerste nadeel hangen. Waarom zou ik een hiërarchische boomstructuur in mijn woordenlijst aanbrengen als deze door het zoeksysteem niet hiërarchisch gebruikt wordt. Als ik generisch op kantoorartikelen zoek dan wil ik gewoon alle pennen, nietmachines en de hele rimram boven water krijgen. Die keuze wil ik hebben als zoeker. Ik zie nu als bouwer geen nut om dus tijd in hiërarchie te stoppen dan alleen het zorgen voor vindbaarheid van de termen bij invoer. Maar daar heb ik ook autoaanvullen voor…
Zucht.
Microsoft, jullie Sharepoint heeft een klein krasje opgelopen bij me, maar ik ben voorlopig nog wel enthousiast.